Jouw post onze zorg

Laat je mailingen verzorgen door Promedico

Al meer dan tien jaar verzorgt Promedico de griep- en pneumokokkenmailing. Dit doen wij voor alle huisartsenpraktijken, ongeacht zijn
HIS-leverancier. Het aantal brieven dat wij jaarlijks versturen is in tien jaar tijd gegroeid naar ruim 750.000. Tot vorig jaar werden deze mailings grotendeels handmatig opgesteld.

We maken het oproepen van jouw patiënten voor de griep- en pneumokokkenvaccinatie graag zo eenvoudig mogelijk. Hiervoor hebben we de Pro-Mailservice opgezet! Via dit online portaal heb jij als klant zelf de regie over je mailing. Dit heeft een aantal voordelen:

  • Het is efficiënt; zowel in uren als in kosten.
  • Je bepaalt zelf de inhoud van jouw mailing en het verzendmoment.
  • Het portaal werkt eenvoudig en is intuïtief.
  • Je hebt zelf de regie over je mailing, via een eigen wizard.

Je kan je registreren voor de Pro-Mailservice via de knop hieronder. Na registratie volgt een validatie. Je ontvangt vanzelf meer informatie van ons over je registratie en over het portaal.

Ben je al nieuwsgierig naar de mogelijkheden van dit portaal? Bekijk hier een korte introductie.

Kosten per brief (verzending via PostNL)

De kosten voor de Pro-Mailservice bedragen €0,70 per brief, dit is inclusief portokosten en exclusief BTW. Als je de bezorging van de brieven zelf wilt verzorgen, verzoeken wij je om eerst contact met ons op te nemen via: projectbureau@promedico.nl.

Opties mailing

Via het Pro-Mailservice portaal kun je losse griep- en pneumokkenmailings samenstellen, maar deze kan je ook combineren. Dit is handig wanneer je patiënten die beide vaccinaties moeten krijgen, op hetzelfde tijdstip wilt uitnodigen.

Voor elke mailing kun je eenvoudig een vaccinatieschema opstellen waarbij de patiënten per gekozen datum en tijdvak uitgenodigd kunnen worden. Ook kan je voor elke mailing een aparte brief maken voor de thuisprikkers.

Hoe lever ik mijn patiëntenbestanden aan per mailing?

Om na je mailingkeuze je mailing te kunnen samenstellen is het noodzakelijk om een patiëntenbestand beschikbaar te hebben op de
Pro-Mailservice portal.

Voor alle aan te leveren bestanden geldt dat:

  • Het een Excel-bestand is met bestandsformaat .csv (komma gescheiden) of .xlsx.
  • De kolommen straatnaam, huisnummer en huisnummertoevoeging aparte kolommen dienen te zijn.
  • Als een barcode op de brief gewenst is dat wordt aangegeven welke kolom met gegevens hiervoor gebruikt moet worden.
Promedico-ASP

Voor Promedico-ASP gebruikers wordt 3x per week automatisch een uitspoel gemaakt van de patiënten die in het griep- en/of pneumokokkenproject onder ‘Registreren’ staan. Dit betekent dat je tot vlak voor de deadline van jouw verzendbatch nog wijzigingen in je project kunt aanbrengen die nog mee worden genomen in je mailing. Je kunt dus pas beginnen met het samenstellen van je mailing als je tenminste 1 patiënt in je project onder ‘Registreren’ hebt staan.

Promedico-ASP

Voor Promedico-ASP gebruikers wordt 3x per week automatisch een uitspoel gemaakt van de patiënten die in het griep- en/of pneumokokkenproject onder ‘Registreren’ staan. Dit betekent dat je tot vlak voor de deadline van jouw verzendbatch nog wijzigingen in je project kunt aanbrengen die nog mee worden genomen in je mailing. Je kunt dus pas beginnen met het samenstellen van je mailing als je tenminste 1 patiënt in je project onder ‘Registreren’ hebt staan.

Promedico-VDF

Voor Promedico-VDF gebruikers vindt er geen automatische uitspoel plaats. Je levert zelf je patiëntenbestand aan bij Promedico via een transferlink (deze vraag je aan via projectbureau@promedico.nl). Om tot de tijd dat je patiëntenbestand klaar is om geüpload te worden naar de Pro-Mailservice portal al wel te kunnen beginnen met het samenstellen van je mailing zal Promedico voor zowel de griep als de pneumokokken een test patiëntenbestand beschikbaar stellen. Deze wordt vervangen op het moment dat Promedico het definitieve patiëntenbestand via de transferlink van de praktijk heeft ontvangen. Promedico raadt aan het definitieve patiëntenbestand zo laat mogelijk aan te leveren, echter niet na de op het portal genoemde deadline voor de gekozen batch.

Ik gebruik een ander HIS

Deze gebruikers leveren zelf de patiëntenbestanden aan bij Promedico via een transferlink (deze vraag je aan via projectbureau@promedico.nl). Om tot de tijd dat je patiëntenbestand klaar is om geüpload te worden naar de Pro-Mailservice portal al wel te kunnen beginnen met het samenstellen van je mailing zal Promedico voor zowel de griep als de pneumokokken een test patiëntenbestand beschikbaar stellen. Deze wordt vervangen op het moment dat Promedico het definitieve patiëntenbestand via de transferlink van de praktijk heeft ontvangen. Promedico raadt aan het definitieve patiëntenbestand zo laat mogelijk aan te leveren, echter niet na de op het portal genoemde deadline voor de gekozen batch. Promedico zal na het aanleveren van het bestand dit zodanig bewerken dat het in te lezen is op de Pro-Mailservice portal. Promedico zal voor deze bewerking een eenmalige vergoeding van €25,- per aangeleverd bestand in rekening brengen.

Wil jij gebruik maken van het Pro-Mailservice portaal?

Heb je besloten dat je gebruik wilt maken van het Pro-Mailservice portaal, registreer je dan via de knop hieronder. Na de validatie van je registratie door Promedico kun je aan de slag en ontvang je van ons ook de handleiding voor het portaal.

Batches en verzendwijze

Je kunt als praktijk voor zowel de griep- als de pneumokokkenuitnodigingen kiezen voor een verzendbatch die een bepaalde bezorgdatum bij de patiënt garandeert. Maak je als praktijk de keuze om je griep en pneumokokkenuitnodigingen te combineren dan is maar 1 batchkeuze mogelijk. Hieronder kun je zien welke verzendbatches gekozen kunnen worden:

 

Batch 1: Uiterste datum waarop de brief bij de patiënt wordt bezorgd: 24 september 2022
Uiterste datum dat de mailing voltooid moet zijn op het Pro-Mailservice portaal: 12 september 2022*

Batch 2: Uiterste datum waarop de brief bij de patiënt wordt bezorgd: 01 oktober 2022
Uiterste datum dat de mailing voltooid moet zijn op het Pro-Mailservice portaal: 19 september 2022*

Batch 3: Uiterste datum waarop de brief bij de patiënt wordt bezorgd: 08 oktober 2022
Uiterste datum dat de mailing voltooid moet zijn op het Pro-Mailservice portaal: 26 september 2022*

Batch 4: Uiterste datum waarop de brief bij de patiënt wordt bezorgd: 15 oktober 2022
Uiterste datum dat de mailing voltooid moet zijn op het Pro-Mailservice portaal: 03 oktober 2022*

Batch 5: Uiterste datum waarop de brief bij de patiënt wordt bezorgd: 22 oktober 2022
Uiterste datum dat de mailing voltooid moet zijn op het Pro-Mailservice portaal: 10 oktober 2022*

Batch 6: Uiterste datum waarop de brief bij de patiënt wordt bezorgd: 29 oktober 2022
Uiterste datum dat de mailing voltooid moet zijn op het Pro-Mailservice portaal: 17 oktober 2022*

Veelgestelde vragen

Vind hieronder de meest gestelde vragen over het nieuwe Pro-Mailservice portaal. Is je vraag nog niet beantwoord, of staat hij er niet tussen? Mail dan je vraag naar: projectbureau@promedico.nl.

Bekijk hieronder de veelgestelde vragen.
Hoe gaan we met patiënten om die in een verzorgingshuis wonen en een aparte brief moeten krijgen?

Je hebt geen mogelijkheid om binnen de Pro-Mailservice portal op aparte postcodes te selecteren van bijvoorbeeld patiënten in een verzorgingshuis. Als je patiënten in een verzorgingshuis toch apart wilt kunnen bereiken is de enige optie deze patiënten in je griep- en pneumokokkenproject als thuisprikker te markeren (indien mogelijk) en in de thuisprikbrief een aparte vermelding te maken voor deze patiënten.

Het alternatief is dat Promedico de gehele mailing handmatig voor je uitvoert echter zal de prijs per brief dan hoger uitvallen. Je kunt hierover contact opnemen via projectbureau@promedico.nl.

Kan er een geboortedatum op de brief vermeld worden?

Nee, als je gebruik wilt maken van de Pro-Mailservice portal is dit niet mogelijk. Er worden een aantal vaste gegevens gebruikt in de bestanden die aangeleverd worden. Indien je de geboortedatum wel wilt toevoegen, stuur dan een mail naar projectbureau@promedico.nl. Dit wordt dan wel als aparte mailing gezien en de prijs per brief zal dan hoger zijn.

Kan de barcode op een andere plaats gezet worden?

Nee, er is een vaste plaats voor de barcode.

Waar vind ik de handleiding van het Pro-Mailservice portaal?

Deze wordt per mail naar de contactpersoon van de praktijk vor de mailing verstuurd, na acceptatie van het geregistreerde account op het Pro-Mailservice portaal.

Kan het logo op een andere plaats gezet worden?

Nee, er is een vaste plaats voor het logo.

Wat betekent de QR-code op de voorbeeldbrief?

De QR-code wordt gebruikt voor de verzending via PostNL.

Kan ik kiezen voor gekleurd papier?

Nee, als je gebruik wilt maken van de Pro-Mailservice portal is dit niet mogelijk. Gebruik van de Pro-Mail service portal is een geautomatiseerd proces waarin dit soort afwijkingen niet meegenomen kunnen worden.

Op welk moment ga ik een verplichting aan, ten aanzien van een te verzenden mailing?

Dat is op het moment dat je een mailing op het Pro-Mailservice portaal voltooid.

Kan ik kiezen voor printen in kleur?

Nee, als je gebruik wilt maken van de Pro-Mailservice portal is dit niet mogelijk. Gebruik van de Pro-Mail service portal is een geautomatiseerd proces waarin dit soort afwijkingen niet meegenomen kunnen worden.

Kunnen de uitnodigingsbrieven voor patiënten die beide vaccinaties moeten ontvangen in dezelfde envelop verzonden worden?

Nee, dit is niet mogelijk.

Welke tekst staat er op de envelop waarin de uitnodigingsbrieven verzonden worden?

Op de envelop staat de tekst: “Belangrijke informatie van uw huisarts”.

Kan ik een extra bijlage toevoegen aan mijn uitnodigingsbrieven?

Nee, als je gebruik wilt maken van de Pro-Mailservice portal is dit niet mogelijk. Gebruik van de Pro-Mail service portal is een geautomatiseerd proces waarin dit soort afwijkingen niet meegenomen kunnen worden. Indien je toch een bijlage wilt toevoegen, stuur dan een mail naar projectbureau@promedico.nl. Dit wordt dan wel als aparte mailing gezien en de prijs per brief zal dan hoger zijn.

Waar moet de infographic naar verstuurd worden?

Je hoeft deze niet aan te vragen, rollen papier met Infographic gaan al naar de drukker.

Kan ik de verzending ook zelf verzorgen?

Je kunt de verzending zelf verzorgen maar dan kan je geen gebruik maken van de Pro-Mail service portal omdat dat een geheel automatisch proces is, inclusief verzending. Indien je de verzending zelf wilt verzorgen, stuur dan een mail naar projectbureau@promedico.nl. Dit wordt dan wel als aparte mailing gezien en de prijs per brief zal dan hoger zijn.