Samenwerking ontwikkeling episodenbundels; “efficiënt en kwaliteitverhogend”

Softwarecommissielid Jeroen Stroucken vertelt over co-creatie bij Promedico-ASP

Voor de bouw van episodenbundels binnen Promedico-ASP werd de afgelopen maanden intensief samengewerkt met gebruiker en softwarecommissielid Jeroen Stroucken. Strouckens ervaring als gebruiker was leidend voor de ontwikkeling. Na 2 maanden van co-creatie met veel direct contact, ruimte voor feedback en input na iedere ontwikkelsprint blikt Stroucken nu positief terug op de bijzondere samenwerking: “Het mooiste aan het samenwerktraject vond ik de snelheid waarmee dingen werden opgepakt. Zoveel contact bleek heel constructief, want je krijgt in hele korte tijd snelle terugkoppeling.”

Samenwerking binnen zorg en welzijn: wij zijn er van overtuigd dat het de sleutel is tot de best mogelijke zorg en gezondheid voor iedereen. Het gaat hierbij om samenwerking tussen de verschillende zorgverleners en de patiënt en diens informatiesystemen, tussen ICT-leveranciers onderling en tussen ICT-leveranciers en gebruikers. Wie kan er immers beter vertellen wat er in de praktijk wel en niet prettig werkt aan een applicatie dan de gebruiker zelf? Bij Promedico zijn zij daarom nauw betrokken bij innovatie van applicaties, onder meer doormiddel van de softwarecommissies die meedenken over en bijdragen aan de ontwikkeling van applicaties. De ervaringen hiermee zijn zo positief dat werd besloten om voor de ontwikkeling van episodenbundels een intensievere samenwerking aan te gaan, met softwarecommissielid Jeroen Stroucken.

‘Hoe moet het eruit zien?’: ‘Dan gaan we dat maken’
De huisarts en coördinator voor de automatisering van 6 gezondheidscentra van de GAZO in Amsterdam vertelt enthousiast over het proces. Doordat hij in een vorig HIS al met episodenbundels had gewerkt had hij duidelijk het belang en nut van de bundels in beeld. Hij droeg zijn wens hiervoor aan bij de softwarecommissie waar deze werd besproken en geprioriteerd. Enige tijd later werd er groen licht gegeven en ging na de initiële voorbereidingsfase de ontwikkeling van start. Het ASP-team maakte een eerste opzet aan de hand van de voorbeelden die Stroucken aandroeg. Deze werd vervolgens samen bekeken op kantoor, waarbij Stroucken feedback gaf en alles wat goed was en wat nog beter kon met gekleurde post-its met opmerkingen beplakte. Stroucken: “Het was zeker constructief, op deze manier zo intensief samenwerken. Ik had dat nog niet eerder (ergens anders) meegemaakt; echt direct om de tafel zitten en dat zij [het Promedico-ASP team] zeggen ‘wat wil jij en waarom’, ‘hoe moet het eruit zien’ en ‘dat gaan we dan maken’. Het werkte heel efficiënt en kwaliteitverhogend. De eerste keer zijn er natuurlijk nog meer dingen die anders moeten of ergens anders moeten staan. Ze (het ASP-team) hebben toen echt goed geluisterd en gekeken. Vanuit daar zijn zij verder gegaan met het te maken.”

Ontwikkelsprints en terugkoppeling
Het ‘maken’ verliep vervolgens soepel in korte ontwikkelsprints van telkens twee weken. Na iedere sprint was er een moment van terugkoppeling. Die terugkoppeling vond plaats op kantoor, via de mail of, toen Stroucken cursussen gaf in Aruba via skype. Tussentijds werd de voortgang daarnaast ook aan de gehele softwarecommissie gepresenteerd. De nauwe samenwerking bleek voor beide partijen bijzonder succesvol en wierp zijn vruchten af, Stroucken: “Het mooiste aan het samenwerk traject vond ik de snelheid waarmee dingen worden opgepakt. Ik ben aangenaam verrast om te zien dat we een half jaar geleden begonnen over episoden en dat ze nu al beschikbaar zijn. Die korte kleine stappen zijn heel efficiënt en daardoor is het nu ook heel snel ontwikkeld.”

Nog meer intensieve co-creatie in de toekomst
Met de update van Promedico-ASP in juni zijn de episodenbundels voor alle gebruikers beschikbaar gekomen en is het ontwikkeltraject tot een einde gekomen. De intensieve samenwerking is zowel door Stroucken, als de softwarecommissie en het ASP-team bijzonder positief ervaren. Deze manier van co-creatie wordt dan ook zeker voortgezet voor volgende ontwikkelingen. Nu de episodenbundels in gebruik zijn is er zelfs al gestart met een volgende wens. In de softwarecommissie is hiervoor een nieuwe groep gevormd die op een soortgelijke manier mee gaat denken en werken aan de ontwikkeling. Stroucken is er deze keer niet speciaal bij betrokken maar staat er zeker voor open om dat een volgende keer wel weer te zijn: “Samenwerken is efficiënt en je blijft [als gebruiker en als ontwikkelaar] dezelfde taal spreken.”