Succesverhaal Cluster Maastricht Apotheek Heer
19 mei 2021

APOTHEEK HEER

AIS in gebruik:
APRO Plus met
Track & Trace

Instellingsbedden

regels aanschrijven per uur per medewerker

Apotheek Heer houdt met APRO meer tijd over voor de zorg van patiënten

Als cluster van drie apotheken in Maastricht is apotheek Heer samen met Straver en Heerderrein overgestapt van Mira naar APRO Plus. Door de complexiteit van het cluster, de rol van Straver is distributie apotheek voor 2000 instellingsbedden in de verpleeghuiszorg, heeft men ook naar andere AIS’en gekeken en uiteindelijk was de keuze op APRO gevallen. Met name de distributie en de dagprijs systematiek waren een uitdaging. Door te kijken naar andere collega’s apotheken met dezelfde omvang instellingsbedden (Eindhoven) en die reeds op APRO zijn overgestapt, was de overtuiging er en heeft de overstap makkelijker gemaakt.

“Dankzij APRO kunnen we onze kwaliteit en efficiëntie in apotheekprocessen verder opschroeven. En zo met dezelfde mensen meer voor elkaar krijgen”

Heer kiest APRO als kloppend hart voor de digitale receptverwerking

Om de ambities op het gebied van e-health te kunnen verwezenlijken, moet het cluster ook de eigen teams en processen meenemen in de strategie. In het verlengde van de toekomstvisie is er een strategie uitgestippeld om de manier van werken te vereenvoudigen en uniform te maken. Het oude werken wat gekenmerkt werd door uitprinten, verwerken en inscannen van recepten is achterwege gelaten. Nu kunnen alle recepten digitaal verwerkt worden (“papierloos werken”), en is het controleren van recepten versneld. De werkprocessen zijn hierdoor veel efficiënter geworden dan voorheen.

Het kloppend hart van die strategie wordt gevormd door een centraal APRO platform voor digitale receptverwerking, facturering en rapportage. Zo’n 25 tot 30 medewerkers gebruiken de APRO  oplossing dagelijks om de activiteiten van de apotheek te coördineren, patiëntinformatie te verschaffen en kennis te delen. “Dankzij APRO kunnen we onze kwaliteit en efficiëntie in apotheekprocessen verder opschroeven. En zo met dezelfde mensen meer voor elkaar krijgen”, aldus Baltus.

Meer tijd overhouden voor andere zaken betekent een betere (patiënten)service

Dat een apotheker zichzelf continu kan verbeteren, is cruciaal voor de ontwikkeling van een gezonde bedrijfsvoering. Door het papierloos werken houdt het cluster meer tijd over voor andere zaken, zoals aandacht en goede service bieden aan patiënten. De software en service moeten naadloos op elkaar aansluiten, wil men de reputatie versterken en steeds beter worden.

Optimaal aanschrijven en betere integratie met leverancier empoweren de collega’s

APRO innoveert het werk van medewerkers door ze te empoweren met Optimaal aanschrijven, een functie die in samenwerking met Ncontrol tot stand is gekomen. Deze integratie met Mosadex levert een vereenvoudiging van het aanschrijfproces op.

Centraal platform maakt processen overzichtelijker

De implementatie van een centraal platform was een grote verandering voor het cluster. “Het is een andere manier van werken. Het was vroeger niet rustig, het was rommelig. Nu kan een collega van het cluster de recepten invoeren en de andere kan het controleren of iets anders mee doen. Het scheelt hun in tijd en is veel eenvoudiger,” vertelt Baltus. “Daarbij komt dat de herhaal- en distributiemodule veel eenvoudiger zijn, zodat je heel snel je medicatie- en distributieprofiel proactief kunt samenstellen.”
De toegangsbeveiliging gaat via een app met tweestapsverificatie. In de oude situatie kon men met slechts één wachtwoord toegang krijgen tot het systeem, wat tegenwoordig niet de beste manier is van beveiligen.

“Het is een andere manier van werken. Het was vroeger niet rustig, het was rommelig. Nu kan een collega van het cluster de recepten invoeren en de andere kan het controleren of iets anders mee doen. Het scheelt hun in tijd en is veel eenvoudiger,”

Smarter werken

De implementatie is ook heel erg meegevallen achteraf. Er waren vooraf uitvallijsten die Promedico had aangegeven, maar deze zijn uiteindelijk zo goed als weggewerkt. Een tip van Piet is ook “je moet niet kijken wat je niet kan, maar wat je wel kan.” De apothekers zijn overgestapt omdat ze “slimmer of smarter” willen werken. Je moet die stap gewoon zetten, het is een andere manier van denken en werken. APRO is totaal anders. Zo worden de controles op eenzelfde manier uitgevoerd en kan je personeel uitwisselen. Bovendien hoeven medewerkers niet meer ‘achter’ te werken maar kunnen gewoon aan de balie de handelingen verrichten. Zo kan het verwerken van een buffer onderbroken worden, zodat men een patiënt kan helpen.”
De nieuwe manier van werken hebben de apothekers binnen twee weken reeds onder de knie, wat een groot voordeel is na de overstap.

Geïntegreerd Track & Trace betekent ook een betere interactie met de patiënt

Door het gebruik van APRO Track & Trace (T&T) is het volledige proces geïntegreerd in één systeem. Hierdoor ontstaan er geen discrepanties meer, wat bij twee aparte systemen nog wel kan voorkomen. Na het uitvullen kan namelijk de T&T locatie gelijk gekozen worden. Beschikbare locaties worden voorgesteld of er wordt een nieuwe gevraagd. Door de patiënt op te roepen op het scherm kan je gelijk zien of er iets klaarligt op een locatie en dit meedelen aan de patiënt. “Je krijgt daardoor al een interactie met je klant en je hebt minder schermen open”, zegt Baltus.

Belangrijke overwegingen

Voor Piet was het belangrijk dat de oplossing vernieuwend is en dat er reeds een aantal apothekers hiermee werkt. Tijd overhouden voor andere zaken, papierloos werken en de distributiemodule waren andere redenen. Andere alternatieven zijn ook meegenomen in de selectie, echter hebben deze te maken met de ‘legacy’ waardoor deze systemen verouderd zijn waaraan functionaliteiten of modules ‘vastgeplakt’ worden.
Het cluster heeft samen met Promedico een gefaseerde implementatie uitgevoerd en de integratie met andere cruciale systemen gewaarborgd. Zo zit het cluster in een zorgplein met zes huisartsen en is de koppeling met hun systemen zonder enige problemen verlopen. “We moesten een kloof overbruggen tussen de oude situatie en wat ons voor ogen stond. Zowel wijzelf als Promedico hebben rekening gehouden met de impact en complexiteit van de veranderingen”, vertelt Baltus. Het positieve is nu: “Er wordt veel efficiënter gewerkt, wij hadden laatst bijvoorbeeld een zieke collega, maar konden het werk prima aan met een kleine bezetting. We houden ook meer tijd over voor de patiënt.”
Doordat de apotheken de interne processen en klantervaring sterk verbeterd zijn, hebben zorgverleners als Piet meer tijd voor hun patiënten en het verbeteren van hun gezondheid.

Apotheek Heer

Apotheek Heer

Zorgplein Heer

http://www.apotheekheer.nl

De klant aan het woord

Meer verhalen

Je vindt hier nog meer verhalen van onze klanten. Ze vertellen openhartig over hun ervaringen met onze oplossingen.

Tijdwinst met APRO Plus

Tijdwinst met APRO Plus

APOTHEEK GROENVELD AIS in gebruik: APRO Plus met Track & TraceIn 2019 is Jack Wolters, apotheker van Service Apotheek Groenveld in Venlo gestart met APRO. “Ik was op zoek naar vernieuwing, doorontwikkeling en innovatie. Dit alles vond ik in...

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte

Regelmatig versturen we nieuwsbrieven afgestemd op apothekers, huisartsen of apotheekhoudende huisartsen. Schrijf je nu in en blijf op de hoogte van de laatste trends en ontwikkelingen.

Inschrijven