Apotheek Heer houdt met APRO meer tijd over voor de zorg van patiënten

Als apotheekgroep van drie apotheken in Maastricht is apotheek Heer samen met Straver en Heerderrein overgestapt van Mira naar APRO. Door de complexiteit van de apotheekgroep, heeft men ook naar andere AIS’en gekeken en uiteindelijk is de keuze op APRO gevallen. De rol van Straver is distributie apotheek voor 2000 instellingsbedden in de verpleeghuiszorg, dit zorgde voor een nog zorgvuldigere afweging in het keuzetraject. Met name de distributie en de dagprijs systematiek waren een uitdaging. Door te kijken bij collega-apotheken die al met APRO werkte, met hetzelfde aantal instellingsbedden (Eindhoven), was de overtuiging er en is er besloten om te starten met APRO. 

“Dankzij APRO kunnen we onze kwaliteit en efficiëntie in apotheekprocessen verder opschroeven. En zo met dezelfde mensen meer voor elkaar krijgen”

Apotheek Heer kiest APRO als kloppend hart voor de digitale receptverwerking

Om de ambities op het gebied van e-health te kunnen verwezenlijken, moest de apotheekgroep ook de eigen teams en processen meenemen in de strategie. In het verlengde van de toekomstvisie is er een strategie uitgestippeld om de manier van werken te vereenvoudigen en uniform te maken. Het ‘oude werken’ wat gekenmerkt werd door uitprinten, verwerken en inscannen van recepten is achterwege gelaten. Nu kunnen alle recepten digitaal verwerkt worden (“papierloos werken”), en is het controleren en autoriseren van recepten versneld. De werkprocessen zijn hierdoor veel efficiënter geworden.

Het kloppend hart van die strategie wordt gevormd door een centraal APRO platform voor digitale receptverwerking, facturering en rapportage. Zo’n 25 tot 30 medewerkers gebruiken de APRO  oplossing dagelijks om de activiteiten van de apotheek te coördineren, patiëntvoorlichting te verlenen en kennis te delen. “Dankzij APRO kunnen we onze kwaliteit en efficiëntie in apotheekprocessen verder opschroeven. En zo met dezelfde mensen meer voor elkaar krijgen”, aldus Baltus.

Meer tijd overhouden voor andere zaken betekent een betere (patiënten)service

Dat een apotheek zichzelf continu kan verbeteren, is cruciaal voor de ontwikkeling van een gezonde bedrijfsvoering. Door het papierloos werken houdt de apotheekgroep meer tijd over voor andere zaken, zoals aandacht en goede service bieden aan patiënten. De software en service moet naadloos op elkaar aansluiten, wil men de patientenzorg optimaliseren.

Optimaal aanschrijven  

APRO innoveert het werk van medewerkers door ze gebruik te laten maken van Optimaal aanschrijven, een functie die in samenwerking met Ncontrol en Mosadex tot stand is gekomen. Deze integratie met Mosadex levert een vereenvoudiging van het aanschrijfproces op en resulteert in veel tijdswinst.

APRO maakt processen overzichtelijker binnen de apotheekgroep

De implementatie van een centraal platform was een grote verandering voor de apotheekgroep. “Het is een andere manier van werken. Het was vroeger niet rustig, het was rommelig. Nu kan een collega van de apotheekgroep de recepten invoeren en de andere kan het bijvoorbeeld controleren. Het scheelt tijd en is veel eenvoudiger,” vertelt dhr Baltus. “Daarbij komt dat de herhaal- en distributiemodule veel eenvoudiger zijn, zodat je heel snel je medicatie- en distributieprofiel proactief kunt samenstellen.” De toegangsbeveiliging gaat via een app met tweestapsverificatie. 

“Het is een andere manier van werken. Het was vroeger niet rustig, het was rommelig. Nu kan een collega van de apotheekgroep de recepten invoeren en de andere kan het bijvoorbeeld controleren. Het scheelt in tijd en is veel eenvoudiger,”

Smarter werken

De implementatie is ook heel erg meegevallen achteraf. Er was vooraf duidelijk inzicht in de bijzonderheden die uit de conversie kwamen. Promedico heeft deze aangereikt en ondertussen hebben we deze zo goed als weggewerkt. Een tip van dhr Baltus is dan ook: “je moet niet kijken wat je niet kan, maar wat je wel kan.” De apotheken zijn overgestapt omdat ze “slimmer of smarter” wilden werken. Je wil die stap zetten, het is een andere manier van denken en werken en hierin gefaciliteerd worden door je apotheeksysteem. APRO is totaal anders. Zo worden de controles op eenzelfde manier uitgevoerd en kan je personeel uitwisselen. Bovendien hoeven medewerkers niet meer ‘achter’ te werken maar kunnen gewoon aan de balie de handelingen verrichten. Zo kan het verwerken van een buffer onderbroken worden, zodat men een patiënt kan helpen.”
De nieuwe manier van werken hebben de apotheekteams binnen twee weken onder de knie, wat een groot voordeel is na de overstap.

Geïntegreerd Track & Trace betekent ook een betere communicatie met de patiënt

Door het gebruik van APRO Track & Trace (T&T) is het volledige proces geïntegreerd in één systeem. Hierdoor ontstaan er geen discrepanties meer, wat bij twee aparte systemen nog wel kan voorkomen. Na het uitvullen kan namelijk de T&T locatie gelijk gekozen worden. Beschikbare locaties worden voorgesteld of je maakt een nieuwe locatie aan. Door de patiënt op te roepen op het scherm kan je gelijk zien of er iets klaarligt en zie je direct de locatie. “Je blijft in contact met je patiënt en je hebt minder schermen open”, zegt dhr Baltus.

Belangrijke overwegingen

Voor dhr Baltus was het belangrijk dat de oplossing vernieuwend is en dat er reeds een aantal apotheken mee werken. Tijd overhouden voor andere zaken, papierloos werken en de distributiemodule waren andere redenen om de overstap naar APRO te maken. Alternatieven zijn ook meegenomen in de selectie, echter hebben deze te maken met de ‘legacy’ waardoor deze systemen verouderd zijn waaraan functionaliteiten of modules ‘vastgeplakt’ worden.
De apotheekgroep heeft samen met Promedico een gefaseerde implementatie uitgevoerd en de integratie met andere cruciale systemen gewaarborgd. Zo zit de apotheekgroep op een zorgplein met zes huisartsen en is de koppeling met hun systemen zonder enige problemen verlopen. “We moesten een kloof overbruggen tussen de oude situatie en wat ons voor ogen stond. Zowel wijzelf als Promedico hebben rekening gehouden met de impact en complexiteit van de veranderingen”, vertelt dhr Baltus. Het positieve is nu: “Er wordt veel efficiënter gewerkt, wij hadden laatst bijvoorbeeld een zieke collega, maar konden het werk prima uitvoeren met een kleine bezetting. We houden ook meer tijd over voor de patiënt.”
Doordat de apotheken de interne processen en klantervaring sterk verbeterd hebben, kunnen zorgverleners als dhr Baltus en zijn team meer tijd aan hun patiënten besteden voor het verbeteren van hun gezondheid.