Eind 2019 besloot Apotheek Römkens, samen met de vier andere apotheken van Apotheken Maastricht West V.O.F., om te starten met APRO. In mei 2020 is de eerste apotheek ‘live’ gegaan.

De apotheekgroep keek al langere tijd naar de mogelijkheden van papierloos werken. ”We hebben verschillende mogelijkheden bekeken en uiteindelijk voor APRO gekozen”, vertelt Erwin Römkens van Apotheek Römkens. In APRO is papierloos werken volledig geïntegreerd en worden de mogelijkheden van het proces optimaal benut.

“Na uitgebreid vooronderzoek, maar vooral nadat we met eigen ogen de mogelijkheden van APRO zagen bij enthousiaste gebruikers in een andere apotheek, was ons besluit snel genomen.”

Een overstap naar een nieuw systeem is een intensief traject. “Dat was hier niet anders”, vertelt Erwin. “Je wordt hierin goed begeleid. De consultants van Promedico zijn goed bereikbaar, bijna dag en nacht. Je merkte niet eens dat ze af en toe een dagje vrij hadden want zelfs dan reageerden ze op een berichtje of werden we gebeld door een collega.” Goede voorbereidingen zijn essentieel voor een soepele implementatie en dit kost natuurlijk tijd. Doordat Erwin de eerste van de apotheekgroep was die de overstap maakte, heeft hij het meeste werk hieraan gehad. Zijn collega’s plukken hier de vruchten van.

“De logica en eenvoud in APRO zien we ook terug in de flexibele contracten. Dat is prettig.”

Loslaten

De eerste dag verliep soepel. “Door de goede voorbereidingen hadden we het systeem al aardig onder de knie en konden we vol vertrouwen aan die eerste dag starten. APRO is een systeem dat voor zich spreekt. Hiervoor is het wel nodig dat je je oude manier van werken loslaat. Je moet de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ situatie niet continu met elkaar vergelijken. Sommige dingen werken nu eenmaal anders in APRO. Een stuk logischer.”

Ervaringen tot nu toe

Ondertussen werkt de hele apotheekgroep met APRO en worden de voordelen steeds zichtbaarder.

“Er ligt nergens meer papier in de apotheek en de receptflow in APRO gaat een stuk sneller dan we gewend waren.”

“Daarnaast kunnen we elkaar eenvoudig ondersteunen als één van de apotheken het wat drukker heeft dan de ander. Doordat je papierloos werkt verloopt dit vlekkeloos.”

Ook complexere processen zoals GDS en PAH verlopen soepel. “Medicatie toevoegen aan een GDS-profiel doe je met je ogen dicht en het verzenden van bestanden is zeer eenvoudig.” APRO werkt risico-gestuurd. Zo ook het autoriseren. “Het grote voordeel vind ik dat je het recept controleert, samen met de medicatiesignalen. Ik was gewend om dit in twee stappen te doen. Binnen APRO staat alles in één autorisatielijst en dat werkt heel prettig.” Doordat je al kunt autoriseren zodra aangeschreven is, heeft Erwin in de meeste gevallen al geautoriseerd voordat het recept ter hand gesteld is aan de patiënt.

Erwin geeft aan dat het ter hand stellen van een recept in APRO wel wat langer duurt omdat de voorlichting die nodig is bij een receptregel per regel getoond wordt. Hiermee voldoet APRO aan de richtlijn Terhandstelling die door de KNMP is opgesteld. Je bespreekt wat getoond wordt en registreert dit. Zo wordt het farmaceutische dossier opgebouwd, wat bijdraagt aan betere patiëntenzorg in de apotheek.

Flexibel contract

“De samenwerking met Promedico is heel prettig en de overstap naar APRO verloopt soepel en zonder extra kosten. De flexibiliteit die APRO biedt, zien we ook terug in het contract. Na 2 jaar kun je iedere maand opzeggen en er wordt niet gewerkt met losse modules, je hebt de keuze uit APRO of APRO plus. De logica en eenvoud in APRO zien we ook hierin terug. Dat is prettig.” Op de vraag of Erwin nog een tip heeft voor collega’s antwoordt hij: “Gewoon doen! Bereid je overstap goed voor en ga aan de slag!”

“Door het papierloos werken kunnen de apotheken uit onze groep heel eenvoudig werk van elkaar overnemen als dat nodig is.”